İşgüzar məktub iş yazışmalarının əsas elementidir. Şirkətin müsbət imici tərtib olunan sənədin savadlılığından asılıdır. İşgüzar məktublar şirkətin katibləri və rəhbər köməkçiləri tərəfindən yazılır.
İşgüzar məktubun tərtib edilməsi
İşgüzar məktub yazmağın mütləq bir məqsədi var: əməkdaşlıq təklif etmək, quruma satışları artırmaq, malların ödəniş müddətini sürətləndirmək, iddialar irəli sürmək, bir şeyə görə təşəkkür etmək, bir müqavilə bağlamaq, təbrik etmək. Məktub müəyyən bir məqsədlə tərtib olunmalı və orada mümkün qədər ifadə olunmalıdır. Məktubu göndərəcəyiniz şirkətin təfərrüatlarını tapdığınızdan əmin olun. Potensial bir ortaq haqqında maksimum bilmək lazımdır.
Çox vaxt şirkətlər mal və ya xidmətlər təklif edən bir çox məktub göndərirlər, eyni zamanda ünvan sahibləri haqqında minimum məlumat var. Bu, bütün təcrübəsiz iş adamlarının əsas səhvidir. Axı bir məktub alan şəxs üçün şəxsən onlara müraciət edildiyini bilmək hər zaman daha xoşdur. Bir ada müraciət etmək, məsələn, uğurlu bir satış məktubunun əsasını təşkil edir. Və ünvan sahibinin adını bilməsəniz də, hər halda, ona istinad edərkən şəxsin mövqeyini qısaldılmış bir versiyada yaza bilməzsiniz.
İşgüzar məktub dizaynı
İdeal olaraq, hər şirkətin öz marka adı var. Bunun üzərinə bir iş məktubu tərtib olunur. Antetli kağızda həmişə qurumun adı, həqiqi və qanuni yeri, əlaqələri, veb səhifəsi, e-poçt ünvanı, loqosu və təşkilat haqqında digər məlumatlar yer alır. İş məktub kənarları: alt, yuxarı, sağ və sol standart ölçülərə malikdir. Bütün sənədlər sənədlərə göndərildiyi üçün sol kənar 3 sm-dir. Sağ kənar - 1,5 sm, yuxarı və alt girinti: 1 sm.
Hər iş məktubu ortada qısa və cəlbedici bir başlıqla başlayır. Başlıq mütləq mətnin məzmununu açacaqdır. İşgüzar məktubun başlığında aşağıdakılar var: tam adı olan alıcı şirkətin adı, habelə alıcı şəxsin vəzifəsi (yuxarı sağ küncdə). Başlığın altındakı yuxarı sol künc qeydiyyat (gedən) məktub nömrəsini və tarixini göstərmək üçün bir yerdir. Bir iş məktubu cavab məktubu olaraq yazılırsa, bu məktubun hansı sənədə cavab verdiyini göstərməlisiniz. İşgüzar məktubun başlığı sənədin tarixindən və nömrəsindən sonra göstərilir. Məktubun sonunda göndərənin imzası göstərilir. Ayrıca, tam adı və vəzifəsi yazılmalıdır.
Məktubda şirkətlə bağlı hər hansı bir maliyyə məlumatı varsa, baş mühasibin imzası da aşağıda olmalıdır. İmzaların sırası belədir: əvvəlcə baş direktorun və onun altında baş mühasibin imzası. Həm də məktubun sonunda imzaya qurumun rəsmi möhürü vurulur. Times New Roman 12-ci ölçü və tək aralıq rəsmi iş yazışmalarının standartıdır. Ciddi bir təklif olan bir iş məktubu faks və ya elektron poçtla deyil, poçtla göndərmək adətdir. Kuryer məktubu şəxsən menecerə və ya katibə çatdırır. Belə bir məktub tipoqrafik metodla çap olunan böyük bir şirkət zərfində çatdırılmalıdır. Bütün bunlar şirkətin əlverişli imicini yaratmaq üçün işləyir.
