Müəssisə tərəfindən bağlanmış müqavilələrin saxlama şərtləri sənaye standartları və normaları ilə tənzimlənmir, buna görə də tez-tez onların itirilməsinin qarşısını almaq və düzgün saxlama və uçotu necə təşkil etmək barədə sual yaranır. Bu məsələnin ən ağlabatan həlli, bu sənədlərin hazırlanması, bağlanması və saxlanması prosedurunu müəyyənləşdirən müəyyən bir müəssisənin korporativ aktının çıxarılması olacaqdır.
Təlimat
Addım 1
Əgər şirkətiniz üçüncü tərəf təşkilatlarla çox işləyirsə və bağlanmış müqavilələrin sayı çoxdursa, onların saxlanmasını ofisə və ya ofis şöbəsinə həvalə etmək mantiqidir. Bu, olduqca rahatdır, çünki rəhbər tərəfindən imzalanan və podratçılar tərəfindən göndərilən bütün sənədlər ofisdə qeyd olunur. İcra olunan müqavilənin qeydiyyatı aparıldıqdan sonra ofis əməkdaşları lazımi sayda nüsxə çıxarıb məsul icraçılara paylamalı və sənədlərin əslini xüsusi olaraq müəyyən edilmiş yerdə saxlamalıdırlar.
Addım 2
Şirkətiniz kiçikdirsə və kargüzarlıq departamentiniz, habelə məsul bir katibiniz yoxdursa, vacib, lakin nadir hallarda istifadə olunan müqavilələr, məsələn, daşınmaz əmlakın kirayəsi və ya alınması üçün, eyni zamanda hüquq şöbəsində də saxlamaq mantiqidir şirkətin təsis və hüquqi sənədləri. Bunlar üzərində hesablamalar aparan mühasibat şöbəsi bu müqavilələrin surətlərini təqdim etməlidir. Eyni yerdə, mühasibat şöbəsində hesablaşmalara, ödəmə şərtlərinə və ya daimi dövri ödənişlərə (kommunal xidmətlər, rabitə) nəzarət edilməsini tələb edən ilkin mühasibat sənədləri növlərindən biri kimi tədarük, xidmət və işin yerinə yetirilməsinə dair mağaza və müqavilələr.
Addım 3
Hər halda, bütün müqavilələrin öz daxili qeydiyyatı olmalı və hər birinə elektron müqavilə reyestrinə daxil ediləcək bir sıra verilməlidir. Bu qeyd Excel elektron cədvəllərində edilə bilər. Elektron jurnaldan əlavə, müqavilənin əslinin məsul icraçıların kimə və nə vaxt təhvil verildiyini əks etdirən bu müqavilələrin verilməsinin kağız şəklində reyestrini aparmaq lazımdır. Bu jurnalda cavabdeh icraçının imzası üçün müqavilənin qorunub saxlanılması və qəbulu faktını təsdiqləyən sahələr olmalıdır.
Addım 4
Müqavilələrin hazırlanması, bağlanması və saxlanılması qaydaları haqqında Əsasnamədə müqavilələrlə işləmə qaydasını təsvir edin və müəssisə rəhbəri tərəfindən təsdiq edin.
