Mülkiyyət formasından asılı olmayaraq bir çox şirkət, illik fəaliyyətinin nəticələri barədə hər il ictimai hesabatlar hazırlayır. Bu sənədlər geniş ictimaiyyət üçün məlumat mənbəyi rolunu oynayır və eyni zamanda, təşkilatın effektivliyinin və ya səmərəsizliyinin əyani sübutudur.
Səhmdarların yığıncağının şirkətin gələcək taleyi, təşkilatın fəaliyyətinin ictimai qiymətləndirilməsi və s. Barədə qərarı illik hesabatın nə dərəcədə hazırlanmasından asılı ola bilər, başqa sözlə, illik hesabatı hazırlayan mütəxəssis və ya struktur bölmə yalnız nüfuzun yekun sənədin keyfiyyətindən deyil, həm də müəssisənin gələcək inkişafından asılı olduğunu bilməlidir.
Çox vaxt, illik hesabat hazırlamaq vəzifəsi şirkətin illik dövrü haqqında məlumat toplama funksiyasını yerinə yetirən analitik şöbəyə və ya digər struktur bölməyə düşür.
Təşkilatın fəaliyyət növündən və sənədlərin nəzərdə tutulduğu auditoriyanın təbiətindən asılı olaraq hesabat daxili sənədlər və ya geniş oxucu kütləsi üçün açıq məlumatlar şəklində təmin edilə bilər. Şirkətin qurucu heyətinə və səhmdarlarına təqdim olunan hesabatlar üçün daxili sənədləşmə tərzi izlənilir. Bu vəziyyətdə, hesabatda maliyyə göstəricilərinə, iqtisadi səmərəlilik və planda göstərilən əsas hədəflərə çatmaq üçün göstəricilərə daha çox diqqət yetirilir.
Bir qayda olaraq rəsmi veb saytında ictimai izləmə üçün dərc olunan bir ictimai hesabat üçün təşkilatın fəaliyyətinin, vəzifələrinin və missiyasının daha ətraflı təsviri tələb olunur. Təqdim olunan bir sıra məlumatlar ayrı bir bölmə hazırlandığı üçün ətraflı bir izahat tələb edir. Bir qayda olaraq analitik xidmətlər əhəmiyyətindən asılı olaraq məlumatları düzəltmək imkanı olan ictimaiyyətlə əlaqələr mütəxəssisləri ilə sıx əməkdaşlıq şəraitində ictimai hesabat hazırlamaqla məşğul olurlar.
Hesabatın hədəf auditoriyasının təbiətindən asılı olmayaraq, istənilən yekun sənəd açıq şəkildə hissələrə bölünür. Birinci hissədə, bir qayda olaraq, təşkilat qarşısında qoyulmuş vəzifələr və onların əldə edilməsi üçün nəticələr verilir. Aşağıdakı il üçün maliyyə nəticələri və istehsal nəticələri.
Son bölmə, bir qayda olaraq, şirkətin sosial fəaliyyətidir. Bir qayda olaraq, bu məlumatlar şirkətin sosial yönümlü siyasətinin nəticələrini təmin edən açıq hesabatda yer alır. Hesabata daxil olmaq üçün material olaraq təşkilat nümayəndələrinin sosial dəstək sahəsindəki yüksək xidmətlərinə görə mükafatlandırılması, xeyriyyəçilik fəaliyyətinin nəticələri və s.
Xatırladaq ki, hesabatda əks olunacaq məlumat seçilərkən təqdim olunan məlumatların obyektivliyini qorumaq lazımdır. Bu qayda şirkətin müəyyən göstəricilərdəki fəaliyyətinin nəticələri idealdan çox olmasına və ya qeyri-kafi fəaliyyət göstərməsinə baxmayaraq yerinə yetirilməlidir. Bu barədə danışarkən hesabat bu cür nəticələrə səbəb olan mümkün səbəbləri əks etdirməli, eyni zamanda auditoriyanın diqqətini problemi gələcək dövrdə aradan qaldırmaq qərarına yönəltməlidir.
