Sərgi və yarmarkalarda iştirak hər hansı bir təşkilatın məhsulunu və ya xidmətini bazarda tanıtmaq üçün vacib bir mexanizmdir. Buna görə iştirak üçün hazırlıq xüsusi əhəmiyyət kəsb edən bir rejimdə aparılmalıdır. Bu fəaliyyətdə heç bir xırdalıq yoxdur, çünki geniş ictimaiyyətə məruz qalan hər bir detal həm müsbət, həm də mənfi nəticələrə səbəb ola bilər.
Bir qayda olaraq, şirkətin sərgilərdə təqdimatının təşkili, ictimaiyyətlə əlaqələr şöbələrinin, mətbuat mərkəzlərinin, eləcə də sərgi və ədalətli fəaliyyətlə məşğul olan digər struktur bölmələrin üzərinə düşür. Əgər belə əmək ehtiyatları yoxdursa, rəhbərlikdən ofis işçilərinə qədər bütün şirkət təşkilata cəlb olunur.
Bir şirkətin təqdimatı böyük ölçüdə sərginin təbiətindən asılıdır. Sənaye tədbirləri, bir qayda olaraq, müəyyən bir iş sahəsinin rəqəmlərini bir araya gətirir: ticarət, tikinti, elmi fəaliyyət və s. Beləliklə, şirkət tərəfdaşlarının və rəqiblərinin nailiyyətlərini qonşu stendlərdə görməyə hazır olmalıdır. Sərginin tezliyi həm də stendin necə dizayn olunmasına təsir göstərir. İllik tədbirlər üçün əhəmiyyətsiz məlumatlar əsasında hazırlanmış köhnəlmiş təqdimat materiallarından istifadə etmək qəbuledilməzdir.
Sərgiyə hazırlıq prosesi başlamazdan bir neçə ay əvvəl başlayır. Təqdimat materialının yaradılması üçün ilk addım konsepsiya hazırlamaqdır. Bu şematik iştirak planına təqdimat materiallarının siyahısı daxildir: stendlər, pankartlar, video və audio məhsullar, bukletlər və digər vərəqələr. İctimaiyyətlə əlaqələr şöbələri tərəfindən tərtib olunan sərgidə iştirakın arxivi optimal miqdarda material hazırlamağa imkan verəcəkdir. Eyni zamanda təqdimat materiallarının istehsalı üçün xərclər smetası təsdiqlənir.
Bu mərhələdə şirkətin güclü tərəflərini müəyyənləşdirmək vacibdir, yəni. məhsulu və ya xidməti. Rəqabət üstünlükləri təqdimat materialları - bukletlər, bannerlər, video kliplər vasitəsilə potensial istehlakçılara açıq şəkildə çatdırılmalıdır. Müştərinin istəyi ilə edilə bilən xüsusi stend qurğularını - yeni avadanlıq modeli və ya istehsal olunan materialların vizual panoramasını unutmamalıyıq. Bir şirkət qırılmaz qablar istehsal edirsə, ixtisaslaşmış bir sərgidə məhsulun keyfiyyətini nümayiş etdirmək, hər kəsə məhsula zərər verməyə çalışmaq imkanı vermək məqsədəuyğun olardı.
Bundan əlavə, sərginin maraqlı qonağı ilə şirkət nümayəndəsi arasında uzun bir söhbət imkanını təmin etmək etik baxımdan düzgün olardı. Stenddə qeydləri və qələmləri olan bir blok quraşdırılmalıdır ki, hər kəs lazımi məlumatları əldə edərkən qeyd edə bilsin. Bu aksesuarların şirkət loqosu ilə işarələnməsi arzu edilir.
İkinci addım, pankartlar və stend qurğuları üçün qaralama variantlarını hazırlamaqdır. Bir qayda olaraq, bu bir korporativ rəng sxemi, şrift və logo istifadə edərək edilir. Bütün stendlərin ölçüləri təqdimat hüceyrəsinin ölçüsü nəzərə alınmaqla hazırlanır və ya alınır.
Növbəti mərhələ stenddə işləmək üçün kadr seçimidir. Tez-tez təqdimat şirkətin işçiləri tərəfindən həyata keçirilir. Bu yanaşmanın vacib bir müsbət tərəfi, mütəxəssislərin təşkilatın fəaliyyətləri haqqında səriştəli bir şəkildə məlumat verə bilməsi və zəruri hallarda sərgiyə gələnlərin suallarını cavablandırmasıdır. Təqdimatda iştirak etmək üçün əlavə işçilər broşuraların paylanması, anketlərin doldurulması və s. Üçün əlavə olaraq işə götürülə bilər.
İştirakın effektivliyi qurulmuş ortaqlıqların həcminin sadə hesablanması ilə müəyyən edilir. Sərgi ziyarətçilərinin təqdimat planına marağı nə qədər yüksək olsa, şirkətin tədbirdəki iştirakının təsiri bir o qədər artar. Buna görə sərgidə iştirak etmək üçün ərizənin birincilərindən biri olması daha yaxşıdır ki, iştirakçı stendin yerini seçmək üçün ilk fürsəti əldə etsin. Bundan əlavə, sərgi təşkilatçılarının tədbirin xüsusi tərəfdaşı kimi çıxış etmək təkliflərini rədd etməməlisiniz. Bu üstünlük sərgi zamanı təşkilatın adının fırlanma sayını artıracaq və şirkətin imicinə də müsbət təsir göstərəcəkdir.
