Ofis işi - GOST R 51141-98 "Ofis işi və arxiv işi ilə tənzimlənən bu xüsusi təşkilatda rəhbərlik üçün sənədlər və sənəd dəstəyi ilə iş. Şərtlər və Təriflər ". Ofis işinin təşkili müəssisənin cari fəaliyyətində daxil olan, çıxan və daxili sənədlərin qeydiyyatı, saxlanması və istifadəsinin təşkili.
Təlimat
Addım 1
Ofis işini təşkil edərkən müəssisənizin, təşkilatınızın, coğrafi cəhətdən uzaq şöbələrinizin və ya filiallarınızın bu faktı nəzərə alaraq bu bölmələrlə qarşılıqlı əlaqə mexanizmi təmin etməsinə qərar verin. Qeydlər və sənədləşmə zamanı problemlərin yaranmaması üçün bunlardakı ofis iş sistemi baş ofislə eyni olmalıdır.
Addım 2
Mövcud ofis iş formalarından hansını istifadə edəcəyinizi düşünün: mərkəzləşdirilmiş, qarışıq və ya mərkəzləşdirilmiş. Onların seçimi müəssisənin strukturu (coğrafi cəhətdən uzaq bölmələri olub-olmaması) və ofis idarəetmə xidmətinin texniki təchizatı ilə müəyyən edilir. Bu xidmət sayca azdırsa və texniki cəhətdən təmin edilmirsə, funksiyalarının bir hissəsi alt hissələrə verilir. Bu vəziyyətdə qarışıq ofis işi baş verir. Bu xidmətin bütün lazımi kadr, avadanlıq və proqram təminatı ilə təchiz olunması halında bu qeyd aparma forması mərkəzləşdiriləcəkdir.
Addım 3
Hər bir struktur bölməsində ofis işlərini aparacaq xüsusi bir işçi vahidi seçin. Bu mümkün deyilsə, əsas vəzifə borclarını bir katib funksiyası ilə birləşdirəcək başqa bir işçi təyin edin.
Addım 4
Bütün daxil olan, gedən və daxili sənədləri daxil edəcək işlərin sayını və nomenklaturasını müəyyənləşdirin. Bunlar yuxarı (əsas) bir təşkilatın sənədləridirsə, baxılması üçün rəhbərə təqdim olunur; tabe təşkilatların sənədləri baxılması üçün onlarla işləyən rəhbər müavininə təqdim edilməlidir. Müvafiq olaraq, vətəndaşların müraciətləri əhali ilə işləmək məsuliyyəti həvalə olunan millət vəkilinə yönəldilir.
Addım 5
Müxbirlər dairəsini müəyyənləşdirdikdən sonra, bu sənədin hansı müxbir qrupuna aid olduğunu dərhal təyin edə biləcəyiniz bir təsnifçi yaradın. Məsələn, dövlət qurumları üçün 01 kodu, üstün bir qurumdan gələn məktublar üçün - 02 kodu, təchizatçılar üçün - 03 kodu, müştərilər üçün - 04 kodu və s. Bu, təşkilat daxilində sənəd axınını asanlaşdırmağa kömək edəcəkdir.
Addım 6
Sənəd dövriyyəsinin hansı formada aparılacağını müəyyən edin - jurnalda və ya kartda. Hər iki forma elektron sənəd dövriyyəsi üçün xüsusi proqramlarda həyata keçirilir. Belə bir proqramı hələ ala bilmirsinizsə, elektron sənəd qeyd jurnallarından istifadə edin, onlar Excel-də tərtib edilə bilər.
