Hər təşkilat bütün ticarət əməliyyatlarını izləməlidir. Bir qayda olaraq, hər hansı bir hərəkət mühasibat olan təsdiqedici sənədlər tərəfindən tərtib olunur. Mühasibat uçotu belə sənədlərə əsasən aparılır. Ümumiyyətlə mühasibat sənədləri nədir və nə üçün lazımdır?
Bütün mühasibat sənədləri vahid formalarda, yəni qanunla müəyyən edilmiş formalarda tərtib olunur. Formanın yuxarı orqanlar tərəfindən təmin edilməməsi halında sənədlər istənilən formada tərtib olunur. Mühasibat sənədlərində mütləq adı, tərtib tarixi, təşkilatın təfərrüatları, əməliyyatın məzmunu, işçilərin vəzifələrinin adları və imzaları olmalıdır.
Mühasibat sənədlərinin mahiyyəti təşkilatın həyata keçirdiyi bütün ticarət əməliyyatlarını əks etdirmək, eyni zamanda vergi və mühasibat uçotunu sadələşdirməkdir. Mühasibat sənədlərindəki bütün məlumatlar etibarlı və başa düşülən olmalıdır. Məsələn, bir mühasibat hesabatı tərtib edirsinizsə, əməliyyatın məzmunu çox gizli yazılmamalı, mahiyyəti açıq və aydın şəkildə ifadə edilməlidir.
Sənədlər menecer və ya direktorun əmri ilə təsdiq edilmiş bir şəxs tərəfindən tərtib edilməlidir. Mühasibat sənədləri əməliyyatın bitdiyi gün və ya başa çatdıqdan sonra tərtib olunur. Məsələn, ayın əvvəlində yanacaq tükənir və bu, otuz gün ərzində hər gün ərzində edilir. Mühasib növbəti ayın birinci günü yanacaq və sürtkü yağlarının istehlakını hesablaya və mühasibat hesabatı tərtib edə bilər.
Sənədlərdə hər hansı bir dəyişiklik edilməsinə icazə verilmir. Bir səhv gördüyünüz təqdirdə, düzəliş əmri verməlisiniz. Sonra gələcəkdə əvvəlki ilə möhkəmləndirilməli olan başqa bir sənəd tərtib edin.
Mühasibat sənədləri həm kağız, həm də elektron formada verilə bilər. Ancaq sonuncu üsuldan istifadə edirsinizsə, lazım olduqda, dövlət orqanlarına, məsələn vergi idarəsinə təqdim etmək üçün lazım olduğu üçün bir nüsxə çap etməlisiniz.
