İş yazışmaları iş axınının ayrılmaz hissəsidir. Mesajlar tərtib etmək lazımdır ki, dərc olunduğu təqdirdə sərbəst heca və səhvlər üçün qızartması lazım deyil. Ticarət tərəfdaşlarına göndərilən məktubda bir təbrik olmalıdır, nöqtəyə qədər yazılmalı və ətraflı bir imza ilə sona çatmalıdır.
Təlimat
Addım 1
Alıcının məktubu nə vaxt oxuyacağını bilmirsinizsə, salamlaşaraq “Salam” və ya “Yaxşı günlər” yazın.
Addım 2
Standart bir şrift və qara hərfləri seçin. Çox rəngli sözləri oxumaq asan deyil, diqqəti yayındırır və mətnin mahiyyətini anlamağa imkan vermir. Bir cümləni vurğulamaq istəyirsinizsə yazın: "Diqqətinizi çəkirəm ki …"
Addım 3
Şəxsə adla, yuxarıya isə ad və ata adı ilə müraciət edin. Əlaqə qurmadan əvvəl "Əzizim …" yazın iş yazışmaları masaya direktora gələ bilər, bu səbəbdən kiçik və danışıq ifadələrindən qaçınmaq daha yaxşıdır.
Addım 4
Yoldaşınıza müraciət edərkən "siz", "siz", "sizin" sözlərini böyük hərflə yazın. Məktub bir neçə nəfərə ünvanlanıbsa, kiçik hərflərdən istifadə edin.
Addım 5
Sonrakı mətn, ortaq tərəfindən bilinməyən sözlərdən istifadə edilmədən, sadə cümlələrlə düzgün yazılmalıdır. Mətndə texniki şərtlər və ya xarici ifadələr varsa, onları deşifr etdiyinizə əmin olun.
Addım 6
Məktubunuza problemin mahiyyətini izah etməklə başlayın və sonra maraqlandıran suallar verin.
Addım 7
12 növdə 1/3 A4 vərəqə sığmağa çalışın. Həcmli mesajları dərk etmək çətindir, sona qədər oxunmur və ya bütün cümlələr atlanır. Çox ünsiyyət qurmaq lazımdırsa, məlumatları bir neçə hərfə bölün və ya ətraflı təsviri olan bir sənəd əlavə edin. Məlumat alıcı üçün vacibdirsə, əlavəni mütləq açacaqdır.
Addım 8
İşgüzar məktubunuzun sonunda "Hörmətlə, ad və soyad" yazın. Yazışmalar elektron poçtla göndərilirsə, bütün mesajları müşayiət edəcək bir imza yazın. Aşağıdakı məlumatları göstərin: - soyad, ad, lazım gələrsə - atasının adı; - vəzifə; - təşkilatın adı; - ünvan; - telefon nömrəsi - iş və mobil; - əlavə məlumat - şüar, istək və s. korporativ üsluba görə.
