Müəssisə sənədləri qaydada saxlanılmalıdır. Digər iş sənədləri arasında mal tədarükü üçün lazımi müqaviləni tapmağı asanlaşdırmaq üçün onlar üçün ayrı bir rəf və ya qovluq yaratmağa dəyər. Ancaq yalnız deyil. Müqavilələrin özləri də asanlaşdırılmalıdır.
Təlimat
Addım 1
Səliqəyə salmaq istədiyiniz bütün müqavilələri toplayın və qiymətləndirin. Onların nə qədər və hansı tərəfdaşlarla bağlandığına diqqət yetirin. Bu sənədləri necə təsnif edəcəyinizi seçməyə kömək edəcəkdir.
Addım 2
Bir çox tərəfdaş varsa, müqavilələrin bağlanma tarixinə qədər sifariş üsulu daha uyğundur. Uzun müddət ərzində eyni firmalarla müqavilələr bağlandığı təqdirdə, qarşı tərəflər tərəfindən ayrı bir kateqoriyaya (qovluğa) qruplaşdırıla bilər. Bəzi hallarda, müqavilələri yalnız tərəfdaş firmaların adları ilə əlifba sırası ilə təşkil etmək kifayətdir.
Addım 3
Hansı üsulu seçsəniz də unutmayın, həcmli qovluqların istifadəsi çox əlverişsizdir. Müqavilələri nəzərdən keçirin və müddəti keçmişləri ümumi yığından silin. Onlar üçün ayrıca bir qovluq yaradın. Bu cür müqavilələrə ən çox yalnız vaxtaşırı müraciət olunur; gündəlik işlərdə tələb olunmur.
Addım 4
Müqavilələri xronoloji qaydada təşkil edərkən qeydlərin aparılması və saxlanılmasının ümumi prinsiplərinə əməl edin. Tez-tez istifadə olunan bu qovluqlarda son zamanlarda bağlanmış müqavilələr yuxarı hissədə yerləşir. Aşağıda daha əvvəl yaradıldığı tarixə malik sənədlər verilmişdir. Arxivə sənəd verərkən əksinə birincisi yuxarıda, ən son bağlanmış müqavilə isə aşağıda olmalıdır.
Addım 5
Bir kateqoriyanı digərindən vizual olaraq ayırmaq üçün markerlər, etiketlər, əlfəcinlər və digər dəftərxana ləvazimatları istifadə edin. Bu cür ayırıcıların qovluqda aydın göründüyünə əmin olun. Bu, tələb olunan sənədlərin axtarışını xeyli asanlaşdıracaqdır.
Addım 6
Malların tədarükü üçün bütün müqavilələr uyğun bir şəkildə bir qovluqda tərtib edildikdən sonra sənədlərin reyestrini hazırladığınızdan əmin olun. Qapağına qoyun və ya bütün müqavilələrin üstündəki bir qovluğa qoyun. Reyestrdə boş sətirlər buraxın. Yeni bir müqavilə yatırarkən, bu barədə məlumatları reyestrə daxil edin.
