İşlərin hazırlanması və arxivə təqdim edilməsi iş axınının ayrılmaz hissəsidir. Onların qeydiyyatı sənədlərin verildiyi andan etibarən təşkilatda başlayır və təqvim ilinin sonunda və ya saxlama müddətlərində arxivə köçürülmə ilə başa çatır. Bəzi hallarda, sənədlər bir ildən uzun müddət saxlanılır. Bunlara, məsələn, kadr qeydləri ilə əlaqəli sənədlər daxildir.
Təlimat
Addım 1
Arxivdə işlərin açılması prosedurunun çox vaxt çəkməməsi üçün, cari iş prosesi zamanı qeydiyyata alınma qaydalarına riayət etməlisiniz. Davamlı və ya müvəqqəti saxlama üçün arxivə köçürərkən sənədləri, nömrələrin vərəqlərini tikməli, iş təlimatında nəzərdə tutulduğu təqdirdə son yazını tərtib etməlisiniz və daxili bir inventar hazırlamalısınız.
Addım 2
Eyni zamanda, təşkilatın və ya müəssisənin adı, işlərin nomenklaturasına uyğun göstərici, işin açılma və bağlanma tarixi, habelə saxlanılma müddəti təhvil verilən sənədin baş səhifəsində göstərilir. arxivə təhvil verildi.
Addım 3
Arxivləşdiriləcək sənədlər ayrıca cildli bir qovluğa yazılır. Sənəd xüsusi bir dəyərə sahibdirsə, bir qayda olaraq, tikilmir, ancaq bir sənəd və ya zərf içərisinə qoyulur və işə əlavə olunur. Dikişli və nömrələnmiş halın sonunda bir attestasiya vərəqəsi, əvvəlində isə daxili bir inventar qoyulur. Bu vəziyyətdə korpusun qalınlığı 40 mm-dən, çarşaf sayı isə 250-dən çox olmamalıdır.
Addım 4
Arxivdə həmişəlik, həm də müvəqqəti, lakin 10 ildən az olmayaraq saxlanılan işlər üçün işlərin arxivə köçürülməsi üçün inventarlaşdırma aparılır. Eyni zamanda, kadr qeydləri ilə əlaqəli sənədlər üçün ayrıca bir inventar hazırlanır. İşlərin adları daxil edilir, hər birinə seriya nömrəsi verilir və nomenklatura kodu da göstərilir. Sənədlər təşkilatın arxivində qaldıqda inventarlar iki nüsxədə hazırlanır. Sənədlər dövlət arxivinə veriləcəksə, dörd nüsxə olmalıdır.
Addım 5
10 ildən az müddətdə tamamlandıqdan sonra saxlanılmalı olan işlər təşkilat rəhbərliyinin qərarına əsasən arxivləşdirilə bilər. İşlərin göndərilməsinə ehtiyac arxivin iş yükündən, köhnə sənədlərə giriş tezliyindən və s.
