Son zamanlarda biznesdə funksionaldan proses idarəçiliyinə keçmə tendensiyası müşahidə olunur, bununla əlaqədar olaraq iş proseslərinin düzgün təsviri və rəsmiləşdirilməsinin rolu xeyli artır. Yalnız bu hərəkətləri tamamladıqdan sonra müəssisənin səmərəliliyinin artırılması vasitəsi kimi iş proseslərinin optimallaşdırılması barədə danışmaq olar.
Vacibdir
Bir iş prosesini qrafik qeydlərdə rəsmiləşdirməyə imkan verən CASE aləti
Təlimat
Addım 1
Birincisi, başa düşülən və iş prosesini təşkil edən hərəkətlər ardıcıllığının ümumi mahiyyətini əks etdirən təsvir olunan prosesin adını qısa və dəqiq şəkildə formalaşdırmaqdır. Məsələn, “Bir məhsulun istehsalı üçün bir ərizənin istehsalına təqdim edilməsi və icrasına nəzarət edilməsi” əvəzinə, “Məhsul istehsalına nəzarət” adını vermək kifayətdir. İkincisi, təsvir olunan bütün prosesi düzgün şəkildə bölməkdir. daha kiçik ("atomik") tapşırıqlar və ya alt prosess funksiyaları və bunların həyata keçirilməsinin ardıcıllığı barədə qərar verin. Belə bir bölünmə ilə təsvir olunan proses ən üst səviyyəli bir proses olacaqdır. Yüksək səviyyəli prosesin dənəcikliyi dəyişə bilər, ancaq təsvirinizi istifadə edəcək auditoriyanın anlayışı üçün uyğun olmalıdır.
Addım 2
Bir iş prosesini təsvir etməyin bir neçə yolu var. Bunlardan ən populyarı müxtəlif qeydlərdə düzəldilmiş diaqramların köməyi ilə qrafikdir (notasiya bir şeyi bildirmək üçün bir sıra işarələrdir).
İş proseslərini təsvir etmək üçün ən çox yayılmış qeyd növləri IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) və s.
Nümunə olaraq PowerDesigner CASE alətindən istifadə edərək BPMN (Business Process Modeling Notation) qeydində hazırlanmış bir diaqrama diqqət yetirək (şəkil 1). Diaqramdakı əsas elementlər bunlardır:
1. "Proses" (funksiya) - künclərdə dairəvi düzbucaqlı;
2. "Keçid" - prosesləri birləşdirən ox;
3. "Çözüm" - yalnız "Bəli" və ya "Xeyr" cavablandırıla bilən bir sualı ehtiva edən almaz;
4. Şərtlər - bir funksiyadan digərinə keçidin həyata keçirildiyi mətn ifadələri. Şərtlər həmişə kvadrat mötərizəyə daxil edilir. Diaqramınızı müəssisədəki bölmələri və ya müəyyən bir funksiyaya cavabdeh olan insanları təmsil edən şaquli və ya üfüqi hissələrə - "Tracks" a bölmək bəzən faydalıdır. Bu halda, bu funksiyanın işarəsi onun bölməsində olmalıdır. Siyahıda sadalanan elementlərə əlavə olaraq diaqram prosesə daxil olan və ya çıxarılan məlumatların siyahısını, həmçinin bu və ya digər funksiyanın yerinə yetirildiyi qayda və ya qaydalara istinadları da ehtiva edə bilər. "Məhsul istehsalına nəzarət" iş prosesinin təsvirinin nümunəsi Şəkil 1-də göstərilmişdir. Bu diaqramın problemi həll etmək üçün alqoritmin sxeminə çox bənzədiyini görmək asandır.
Addım 3
Bir prosesin qrafik təsviri, alt sütun funksiyalarının mətn təsviri ilə aşağıdakı sütunları ehtiva edən bir cədvəl şəklində əlavə edilə bilər: proses adı, şöbə (proses sahibi), proses təsviri, prosesin icrası nəticəsi. Belə bir təsvirin nümunəsi Şəkil 2-də göstərilmişdir. Təsvir edilmiş iş prosesinin daha da optimallaşdırılması gözlənilirsə, cədvələ hazırda icra olunan alt proses funksiyalarının çətinliklərini və ya çatışmazlıqlarını təsvir edən başqa bir sütun əlavə edilə bilər.
