Balans mühasibat uçotu formalarından biridir. Tipik olaraq, iki cədvəldən ibarətdir: aktivlər və borclar. Aktiv, təşkilat üçün gəlir gətirən fondlardır, məsələn, uzunmüddətli aktivlər, əsas vəsaitlər. Öhdəliklər vəsait mənbəyidir, kapital, öhdəlik daxildir. Bir qayda olaraq, aktiv və borc həmişə bərabərdir.
Mühasibat uçotunda bütün ticarət əməliyyatları ikiqat yazılı şəkildə əks olunur, yəni eyni əməliyyat bir hesabda (debet) və ikincidə (kredit) iki dəfə qeydə alınır. Buna məftil deyilir. Məsələn, bir təşkilat əsas varlıq əldə etmişdir. Mühasib bunu aşağıdakı kimi əks etdirməlidir: D08 "Uzunmüddətli aktivlərə investisiyalar" K60 "Təchizatçılarla hesablaşmalar". Beləliklə, 08 hesabı aktivdir, 60 hesabı passivdir. Beləliklə, belə bir nəticəyə gəlmək olar ki, aktiv bir vasitədir (əmlak, materiallar, dəyərlər) və öhdəlik bu obyektin əldə edildiyi puldur. Bir qayda olaraq, aktivdəki qalıq həmişə debetdə, borcda isə kreditdə olacaqdır. Aktiv və öhdəlik dövriyyələrini əlavə etsəniz, bərabər olacaqlar, lakin fərqli yollarla - debet və kredit şəklində qeyd ediləcəklər. Beləliklə, eyni məbləğ iki dəfə - balansın aktivində və öhdəlikdə yerləşdiriləcəkdir. Məsələn, məzmun aldınız. Bunu bir debet hesabı ilə əks etdirməlisiniz. Burada hansı vəsaitin satın alındığı göstərilir. Kreditdə, haradan gəldiklərini göstərməlisiniz, məsələn, onları bir tədarükçüdən - hesab 60-dan satın almışsınız. Beləliklə, 10-u aktivdir, 60-ı borcdur. Onların cəmi bərabər olacaqdır. Aktiv-passiv hesablar da mövcuddur. Adından da göründüyü kimi həm aktiv, həm də passiv ola bilərlər. Məsələn, 76 hesabı "Borclularla hesablaşmalar" - qalıq həm debetdə, həm də kreditdə qeyd edilə bilər. Göndərərək aktiv və ya passiv hesabı atlaya bilməyəcəksiniz. Əks təqdirdə, balansınız yaxınlaşmayacaq, bu da bəzi ticarət əməliyyatlarını səhv qeyd etdiyiniz deməkdir. Vergi bürosuna belə bir balans təqdim edirsinizsə, onda bir çox sualınız olacaq, çünki sehrli bir çubuq qırpmaqla deyil, hər hansı bir vasitə görünür.
