Hərəkət ehtiyacı ilə üzləşən özəl bir ofis və ya dövlət təşkilatı, əməliyyat zamanı yığılan çox sayda mebel, avadanlıq və texnologiyanın hərəkəti ilə bağlı problemləri həll etmək məcburiyyətində qalır. Bütün əşyaların zədələnmədən səliqəli şəkildə aparılması vacibdir. Buna görə ofis köçürülməsini düzgün təşkil etmək lazımdır.
Ofisin köçürülməsi biraz vaxt aparacaq, buna görə əvvəlcədən bunu edin, bütün hazırlıq üçün təxminən bir ay vaxt ayırın. Hansı məqamlara xüsusi diqqət yetirməlisiniz?
✔ Şirkət kifayət qədər böyükdürsə və böyük bir heyəti varsa, belə bir məsuliyyətli hadisə üçün əvvəlcədən bir idarəetmə planı hazırlamaq məsləhətdir. Prioritet vəzifələri müəyyənləşdirmək, büdcəni müəyyənləşdirmək, bütün nöqtələr üçün məsul işçiləri təyin etmək və ən əsası bütün hərəkət prosesi üçün bir koordinator təyin etmək lazımdır. Əsas və ikinci dərəcəli işləri idarə edəcək. Yeni bir ofisə köçməyi planlaşdırdığınız barədə müştəriləri xəbərdar etdiyinizə əmin olun.
✔ Növbəti addım seçdiyiniz hərəkət edən şirkətlə müqavilə imzalamaqdır. Yükləmə-boşaltma əməliyyatları və əmlakın təyinat nöqtəsinə daşınması ilə yanaşı, müqaviləyə əlavə bəndlər əlavə edilə bilər. Məsələn, mebellərin sökülməsi və yığılması, yeni bir otağa yerləşdirilməsi, kommunal və stasionar avadanlıqların birləşdirilməsi, hərəkət etdikdən sonra binaların təmizlənməsi.
✔ Hərəkətdə iştirak edən əmlakın tam siyahısını hazırlayın. Bir daşıyıcı şirkətdən mütəxəssisləri cəlb edərkən mütləq lazım olacaq və bir ofisi tək başına köçürərkən qarışıqlığın qarşısını almağa kömək edəcəkdir. Bütün lazımsız əmlakdan canınızı qurtarın - satın, saxlayın və ya atın. Gərəksiz şeylərin daşınmasına pul və vaxt sərf etməyə ehtiyac yoxdur.
✔ Gələcək binalarınızın planını, işçilərin iş yerlərini yeni ofisə mebel və kompüterlərin quraşdırılacağı yeni bir yerə yerləşdirməyi əks etdirən sənədlər hazırlayın. Bu sizə çox vaxt sərf edəcəkdir.
✔ Bütün lazımi qablaşdırma materiallarını və kartonları göndərmə şirkətinin özündən ala bilərsiniz. Bütün şəxsi əşyaları qutulara yığın. Etiketlərlə işarələməyinizə əmin olun. İşçilərin bunu necə düzgün edəcəyinə dair bir memo-təlimat verməsi məsləhətdir.
✔ Kompüterləri və digər avadanlıqları enerji mənbəyindən ayırın. Bunu yalnız bir mütəxəssis - sistem administratoru edir.
✔ Hərəkətdə iştirak edən bütün insanların siyahılarını hazırlayın. Ehtiyac varsa hər kəs üçün əvvəlcədən keçid hazırlayın. Ofisin köçürülməsində iştirak edən bütün avtomobillərin siyahısını verin. Yükləmə / boşaltma yerinə maneəsiz keçid təmin edin.
Şirkətin ofisinin köçürülməsi kifayət qədər ciddi bir hadisədir. Ancaq gördüyünüz kimi, düzgün yanaşma və təşkilat ilə bütün xərclər minimuma endirilə bilər. Bunun üçün prosesi düzgün planlaşdırmaq kifayətdir və hərəkətlə əlaqəli narahatlıq həm şirkətin işçiləri, həm də müştəriləri üçün minimuma endiriləcəkdir.
